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各單位、各學(xué)院：

為避免在新校區(qū)搬遷工作中各單位、各學(xué)院檔案的遺失，根據(jù)《延安大學(xué)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，現(xiàn)就做好2018年檔案歸檔工作有關(guān)事宜通知如下：

一、歸檔內(nèi)容

本年度所歸檔案主要指各單位、各學(xué)院在2017年度所形成屬于歸檔范圍的紙質(zhì)文件、電子文件、實(shí)物等。

二、歸檔時(shí)間

2018年5月19日—2018年6月30日

三、歸檔要求

1、各部門(mén)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視這項(xiàng)工作，督促兼職檔案員按時(shí)完成2017年度歸檔任務(wù)。

2、請(qǐng)各位兼職檔案員嚴(yán)格按照《延安大學(xué)文件材料立卷歸檔程序及案卷質(zhì)量要求細(xì)則》的相關(guān)要求，高質(zhì)量、高效率完成本年度歸檔任務(wù)。

3、各學(xué)院要提前做好2018屆畢業(yè)生合影（研究生、本科生）電子版照片檔案的收集整理工作，及時(shí)完成歸檔工作（請(qǐng)查看附件1、2、3）。

4、各單位、各學(xué)院隨時(shí)做好實(shí)物檔案的收集、整理和移交工作。

四、歸檔須知

1、為方便各單位、各學(xué)院高質(zhì)量、高效率的完成歸檔任務(wù)，檔案館今后將實(shí)施專(zhuān)職檔案員“包干到戶(hù)”，每個(gè)單位和學(xué)院都有一名專(zhuān)職檔案工作人員指導(dǎo)和對(duì)接檔案工作，此項(xiàng)工作納入每個(gè)專(zhuān)職檔案人員的年度考核和績(jī)效發(fā)放工作中，以確保我校檔案工作順利推進(jìn)。

專(zhuān)職檔案員“包干到戶(hù)”明細(xì)表

2、請(qǐng)兼職檔案員在歸檔前，自行登錄協(xié)同辦公管理平臺(tái)，用彩色打印機(jī)打印發(fā)文套紅擬文稿紙，如無(wú)法彩色打印的，請(qǐng)于5月21日- 26日期間到檔案管理科打印。

3、請(qǐng)兼職檔案員將本單位歸檔電子文件打包后（與紙質(zhì)歸檔內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)），通過(guò)OA辦公系統(tǒng)或移動(dòng)盤(pán)交給各單位、各學(xué)院所對(duì)接的專(zhuān)職檔案員。

4、請(qǐng)兼職檔案員先將檔案材料分類(lèi)、整理，經(jīng)檔案館工作人員審核無(wú)誤后，再進(jìn)行頁(yè)碼打印和檔案管理系統(tǒng)的信息錄入。檔案管理系統(tǒng)的登錄請(qǐng)進(jìn)檔案館首頁(yè)“檔案系統(tǒng)登錄”端口，用戶(hù)名為各兼職檔案員一卡通卡號(hào)，原始密碼為本人身份證后六位。凡更換兼職檔案員的單位、學(xué)院，請(qǐng)于5月5日前將新的兼職檔案員信息表（附件4，須領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋單位公章）報(bào)送至檔案館辦公室。

5、具體歸檔范圍、保管期限的劃分請(qǐng)查閱檔案館首頁(yè)—業(yè)務(wù)指導(dǎo)—檔案接收范圍和保管期限欄目。

檔案館

                           2018年4月25日